پورتال سازمانی چیست؟
دنياي امروز دنياي ارگانهاي بهم پيوسته است جائي كه رفته رفته تبادلات مربوط به شبكههاي كامپيوتري و اينترنت باعث بروز توسعه شگرفي در زمينه ارتباطات انساني و اجتماعي مردم كره زمين خواهد شد. مردم رفته رفته از اينترنت و تلفن در جهت استفاده از خدمات شبانه روزي اجتماع بهره ميگيرند.
امروزه در كشورهاي توسعه يافته جهان در واقع سايتهاي اينترنتي در دامنه وسيعي خدمات دولتي و خصوصي را در اختيار مشتريان و مراجعين خود قرار ميدهند، بطوريكه بر طبق آخرين بررسيها بيشتر از 60 درصد كاربران اينترنت در اين كشورها از خدمات سايتهاي وب سازمانهاي دولتي استفاده مينمايند. الكترونيكي كردن خدمات دولتي در اين كشورها امتيازات زيادي را براي دولت و مردم به ارمغان آورده است. اين امتيازات شامل كاهش مراجعات خسته كننده اداري، روانتر شدن خدمات اطلاعرساني و اجرائي سازمانها و در نهايت سودآوري بيشتر براي دولت و كشور شده است. بعلاوه با شفاف شدن لايههاي ارتباطي ميان دولت و مردم نيازهاي مردم به دقت و سرعت بيشتري به بدنه داخلي دولت وارد شده و در مدت زمان كوتاهتري پاسخ مييابد.
در چنين محيطي نميتوان سازماني را مجزا از ساير سازمانها و مولفهها در نظر گرفت، به زبان ديگر هيچ سازماني در خلا فعاليت نميكند. اغلب سازمانها جزئي از اجتماع پويائي از مشتريان، شركاي تجاري، تامينكنندهگان و پرسنل سازمان ميباشند. ارتباطات ميان سازمان و خارج از سازمان بحدي رشد كرده است كه تنها ميتوان مرزي نامرئي را ميان اين دو بخش در نظر گرفت.
از طرفي ديگر سازمانها با مشكلات متعددي در بدنه عملياتي خود روبرو هستند كه اين مشكلات بطور عمده عبارتند از:
- عدم وجود استراتژي و استاندارد تدوين شده سازماني براي ارائه خدمات
- عدم وجود مديريت و برنامه ريزي كارا در خصوص منابع انساني و الكترونيكي سازمان
- وجود روالهاي پيچيده و ناكارآمد در خصوص فعاليتهاي دروني سازمان مبتني بر پيچيدگيهاي ساختار اداري
- ضعف ساختار در خصوص بكارگيري يك سيستم جامع الكترونيكي براي مديريت اطلاعات
- وجود روالهاي ناكارآمد در خصوص ارتباط با مشتريان و شركاي كاري سازمان
بعلاوه هر سازمان در تحليل ساختار خود به زير سازمانهاي متعدد و جدا افتادهاي ميرسد كه هر يك به صورت مجزا مورد بررسي قرار گرفته و با توجه به سرويس ها و خدماتي كه به مخاطبين درون سازماني و برون سازماني ميدهند وارد ورطه مكانيزاسيون شده اند. حال آنكه وابستگي هاي دروني و ساختاري آنها در اين روند در نظر گرفته نشده است. در نتيجه اين زير ساختار هاي جدا افتاده در بيشتر موارد نه تنها موجب سهولت عملكرد در سازمان نمي شوند بلكه باعث سردرگمي مخاطبين شده و بر سير روالهاي تركيبي تاثير معكوس دارند. مخاطبين سازمان تنها در صورتي موفق به استفاده بهينه از اين زير ساختار ها مي شوند كه نسبت به ساختار داخلي سازمان و رويه هاي عملياتي آنها اشراف كامل داشته باشند.
براي رفع اين مشكلات، سازمان ناگزير به تغيير استراتژي كاري خود در هر يك از دامنههاي فوق ميباشد. تحليلگران سازماني راهكار اين امر را رسيدن سازمان به يك ساختار معنائي از ارتباطات درون سازماني ميدانند كه طي آن يك نظام پيوسته اطلاعاتي در سازمان ايجاد ميگردد. اين نظام پيوسته اطلاعاتي كه در واقع اطلاعات سازمان را به روانترين شكل طي فرآيندهاي خاصي به گردش در ميآورد بايستي ارتباط مناسبي با زيرساختارهاي اطلاعاتي سازمان و مدل ساختاري سازمان داشته باشد. چنين نظامي از طريق مدلهاي مديريت منابع (ERP) براي بهينه سازي ساختار كلي رويه هاي سازمان قابل اجرا ميباشد.
در اين نظام معماري پورتال سازماني به عنوان واسط كليه سيستمهاي سازمان قادر به ارائه اطلاعات و سرويسهاي سازماني به كليه مخاطبين سازمان ( كه در بالا به آن اشاره شد ) ميباشد.
در اين حالت سازمان از يك منظر براي مخاطبين معرفي ميشود و پورتال دسترسي سريعي را به اطلاعات، نرمافزارها و سرويسهاي سازماني براي كليه استفاده كنندهگان مهيا ميسازد. در واقع مطابق با تعريف مدلسازان سازمان، پورتال سازماني يك ميز كار الكترونيكي مبتني بر اينترنت است كه تمامي منابع و سرويسهاي لازمه در سازمان را در اختيار كاربران سازمان قرار ميدهد.
گروههاي متفاوت مخاطبين با توجه به ساختار دسترسيهاي گروههاي مختلف اطلاعاتي سازمان ، اطلاعات مورد نياز و قابل دسترس خود را از سازمان بدست ميآورند و اين بدين معنا است كه هر گروه از مخاطبين ديدگاه مربوط به خود را از پورتال خواهند داشت.
مطابق با بررسيهاي انجام شده در دنيا منابع اطلاعاتي ارائه شده از طريق پورتال سازماني عبارتند از :
- مستندات توليد شده توسط پرسنل سازمان و قابل ارائه توسط سازمان براي مخاطبين
- اطلاعات و سرويسهاي عملياتي از نرم افزارهاي سازماني نظير سيستمهاي مالي و امور مشتركين
- سرويسهاي تجاري نظير فرآيندهاي فروش، گزارشگيري
- سرويسهاي اينترنتي نظير اخبار كاري، آخرين نتايج عملكردهاي كاري و مالي
- سرويسهاي مربوط به تبادلات اطلاعاتي در سازمان ميان پرسنل، شركاي تجاري و مشتريان
منطبق بر همين بررسيها، اهداف كلان ايجاد پورتالها بهمراه درجه اهميت هر يك در سازمان به شكل زير بيان ميشود:
|
مديريت مستندات و محتوا
|
50%
|
|
توزيع روان اطلاعات
|
43%
|
|
اتصال به نرم افزارهاي سازماني
|
38%
|
|
ارائه سرويسهاي اطلاعاتي
|
19%
|
|
مديريت سيستم آسانتر
|
15%
|
|
كاهش هزينه هاي زيرساخت IT
|
9%
|
بنظر ميرسد كه استفاده از پورتال مزاياي زير را براي هر گروه از استفاده كنندهگان آن به ارمغان داشته باشد.
- پرسنل و كاركنان سازمان
- انجام عمده فعاليتها از طريق يك درگاه واحد بعنوان ميز كار الكترونيك
- كاهش هزينه آموزش براي كار با سيستمهاي مختلف
- بهبود همكاري با ديگر پرسنل و گروههاي كاري سازمان
- سرعت و سهولت انجام عمليات مورد نظر کاربر
- كاهش هزينه در جستجوي اطلاعات
- شركاي تجاري سازمان
- دسترسي سريع به اطلاعات دقيق سازمان
- امكان زنجيرهسازي فعاليتها با استفاده از سرويسهاي عملياتي و اطلاعاتي پورتال
- مشتريان و ارباب رجوع سازمان
- استفاده از اطلاعات و سرويسهاي سازمان بدون نياز به آگاهي از ساختار هريک از واحدهاي سازماني و ارتباطات داخلي آنها
- سرعت و سهولت دسترسي به اطلاعات و جلب رضايت وي
- سهولت ارتباط با مسؤولين مورد نظر در سازمان
- سازمان
- توسعه همكاري ميان پرسنل
- ايجاد چهره يكسان از فرآيندهاي عملياتي متفاوت
- كاهش هزينه آموزش
- پشتيباني خودكار مشتريان
- پشتيبان خودكار شركاي كاري